Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

LuminaX, Inhaber Fabian Faraz Farid, Richard-Wagner-Straße 137, 41065 Mönchengladbach, Deutschland. E-Mail: [email protected].

2. Kostenloser Generator und Zeugnis-Check

Im kostenlosen Generator bleiben Ihre Eingaben im Speicher Ihres Browser-Tabs (sessionStorage) und werden beim Schließen des Tabs gelöscht. Nur wenn Sie eine Datei (PDF oder Word) erstellen, senden wir die Eingaben einmal an unseren Server, erzeugen die Datei und verwerfen die Daten danach. Wir speichern und protokollieren die Inhalte nicht. Der kostenlose Zeugnis-Check läuft vollständig in Ihrem Browser, der Text wird nicht an uns gesendet. Nur für den kostenpflichtigen Prüfbericht übermitteln Sie den Text einmal an unseren Server, er wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Sie als Betrieb Daten Ihrer Beschäftigten eingeben, verarbeiten Sie diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG und § 109 GewO, wir handeln dabei in Ihrem Auftrag (siehe AVV).

3. KI-Hilfe für die Tätigkeitsbeschreibung

Wenn Sie im Betriebs-Abo die KI-Hilfe nutzen, senden wir Ihre Stichpunkte und die Position an OpenAI, um daraus Vorschläge zu erzeugen. Vorname, Nachname und Firmenname ersetzen wir vorher automatisch durch Platzhalter. Bitte geben Sie in die Stichpunkte keine weiteren personenbezogenen Daten ein. Jeder Vorschlag ist gekennzeichnet und gilt erst, wenn Sie ihn übernehmen (Art. 50 KI-Verordnung, keine automatisierte Entscheidung).

• OpenAI verwendet Daten aus der API nicht zum Training. Wir lassen Antworten bei OpenAI nicht ablegen (store: false). Zur Missbrauchserkennung bewahrt OpenAI Ein- und Ausgaben nach den derzeitigen Bedingungen bis zu 30 Tage auf und löscht sie danach.
• Anbieter: OpenAI Ireland Limited (für Kunden im EWR) bzw. OpenAI, L.L.C., USA, als Unterauftragsverarbeiter nach dem Datenverarbeitungszusatz von OpenAI. Die Verarbeitung kann in den USA stattfinden, Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
• Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), denn Sie lösen die Funktion selbst aus. Die Nutzung ist freiwillig, Sie können die Aufgaben auch selbst eintragen.

4. Betriebs-Abo (Konto)

Für das Abo verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als Hash), Firmenname, Rolle sowie die Zeugnisse, die Sie speichern, und Ihren Briefbogen (Logo, Absenderzeilen). Zeugnisse speichern wir, bis Sie sie löschen (Knopf „Löschen“ je Zeugnis oder „Alle Zeugnisse löschen“), oder bis 90 Tage nach Vertragsende. Sie können alle Daten jederzeit exportieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Beschäftigtendaten handeln wir als Auftragsverarbeiter nach der AVV.

5. Bezahlung

Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) ab. Stripe erhält Ihre Zahlungs- und Rechnungsdaten. Beim Einzelkauf eines Zeugnisses übermitteln wir an Stripe keine Namen, sondern nur eine Prüfsumme, mit der wir den Kauf dem Zeugnis zuordnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre für Rechnungen).

6. Dienstleister

• Contabo GmbH, München: Server für Website, App, Datenbank und Anmeldung (Supabase, selbst betrieben), Standort Deutschland. Verschlüsselte Datensicherung alle 6 Stunden.
• Cloudflare, Inc. bzw. Cloudflare Germany GmbH: DNS und vorgeschalteter Schutz vor Angriffen (Verbindungen laufen über Cloudflare), verschlüsselte Kopie der Datensicherung in der EU. Grundlage EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework.
• Stripe Payments Europe Ltd., Irland: Zahlung, Rechnungen, Kundenportal.
• Resend (Plus Five Five Inc., USA): Versand der E-Mails wie Einladung und Passwort-Link (Standardvertragsklauseln).
• OpenAI Ireland Limited bzw. OpenAI, L.L.C., USA: KI-Hilfe, nur wenn Sie sie nutzen (siehe 3).
• PostHog Inc., Server in der EU: Reichweitenmessung, nur nach Einwilligung (siehe 7).

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

7. Reichweitenmessung mit Einwilligung

Nur wenn Sie im Banner einwilligen, messen wir auf den öffentlichen Seiten mit PostHog (EU), welche Seiten und Funktionen genutzt werden. Dabei werden Texte auf der Seite maskiert, Eingaben und Zeugnisinhalte nie erfasst, es gibt keine Sitzungsaufzeichnung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit unter Cookies widerrufen können. In der App für Abo-Kunden findet keine Reichweitenmessung statt.

8. Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser) für den sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Schreiben Sie uns an [email protected].